会議ってなんであんなに空気が重いの？
社会人になったばかりのとき、
「なんで会議ってこんなに重いの？」
って疑問に思ったことがありました。
それまで、サークルや学生寮のグループ会議、
学会発表や研究の討論など、
様々な「会議」を経験しましたが、
僕が初めて経験した会議は、
あまりにも空気が重かった...
少し社会人を経験してみて、
わかったことと、会議で注意することを
紹介したいと思います。
会議が重く感じた理由
僕が初めて出席した会議は、
定例のグループミーティングでした。
参加者が10名ほどいて、
1週間で行ってきた業務を、
上司へインプットする、いわゆる報告会。
「会議」と聞いていたので、
みんなが意見するものかと思ったら、
報告者と上司以外は、みんなだんまり。
「もっとみんななにか喋ってよ！」
と思っていて、その期待とのギャップが、
【重さ】を感じさせたのかもしれません。
今思い返してみれば、新人の僕を、
説明もなく会議に連れ出した、
その先輩が悪いのではないかと...笑
会議前に決めておくこと
会議前には、必ず以下のことを決めましょう。
・目的
・議題
・時間
この中で、最も大切な「目的」の説明をします。
会議の【目的】とは？
なぜ、会議をするんでしょうか？
アフリカには、こんな言葉があります。
「早く行きたければ、一人で行け
遠くに行きたければ、みんなで行け」
この言葉が示すように、
手っ取り早く済ませたければ、
全部ひとりでやってしまえばいいんです。
しかし、会社に所属するうえでは、
「事業の存続」というのも重要です。
多くの人は、何名も関係する事業の中の、
一部の役割を担当するのが普通です。
その中で、会議の役割というのは、
下記の６つが挙げられます。(：例)
・区切る：セレモニー
・発散する：アイデア出し
・教える：セミナー、勉強会
・整理する：連絡会
・共有する：報告会
・決定する：役員会議
会議の重要度
以前、「重要度」について紹介しました。
会議の目的の中でも、
「区切り」「発散」「決定」
は会議に値する重要なものです。
逆に言うと、その他は、会議でなくても
成り立つことが多いです。
共有が必要な情報などは、
必要な報告者に直接いえばいいし、
エビデンスを残したければ、
メールを送信したほうが確実だし早い。
無駄な会議の対処方法
僕が初めて経験した「重い」会議は、
おそらくやらなくても良い会議。
参加者も、意義がわからず、
出席していたのでは...？
いまとなっては、そういった打ち合わせは、
・開催しない
・出席しない
・早めに退席する
・やめさせる
のどれかを実行しています。
新人のうちは「やめさせる」というのは
なかなか気がひけると思うので、
「納期が迫っている業務がたまっていて...」
など、テキトーな理由で抜けましょう。
共有会や連絡会など、
会議に値しないものに時間を取られてしまい、
他の業務が圧迫されてしまい、
残業が減らないなんてことになっていたら、
元も子もありません。
必要なときこそ「No」といえる
スマートなおとなになってください。
