仕事が忙しくて、てんやわんや！ToDoリストの作り方・使い方
多くの仕事を任されたら、
「こんなにやりきれないよ！」
と思うことがあるかもしれません。
そんなときに活用してほしいのが
【ToDoリスト】
です。といっても、
「そんなのもう使ってるよ！」
という方もいるかと思います。
問題は、その内容です。例えば
・○○の書類作成
・〇〇様へのアポイントメント
みたいな書き方していませんか？
今回は、ToDoリストの書き方や
使い方、注意点などを紹介します。
「仕事がなかなか終わらないなー」
と思っているあなた、ぜひ御覧ください。
ToDoリストの目的
なぜリストを作るんでしょうか？
忘れないため？実行するため？
どちらも正解ですが、足りません。
本当の目的は
「優先順位を整理するため」
に使います。
スーパーの野菜の陳列と違って、
仕事は、来た順にこなすものではありません。
では、仕事の順番とはなんでしょうか？
仕事の優先順位
仕事の順番を決めるのに重要なのが
仕事の優先順位です。
そして、優先順位を決めるのは、
【重要度】と【緊急度】です。
重要度とは
重要度をつけるためには、
やらなかった場合の影響を考えます。
最も重要なことは、
【会社に損失が発生すること】
ですね。具体的に言えば、
・失注すること
・信頼を失うこと
・顧客とのトラブルになること
などがあたります。
これに比べれば、
・上司の機嫌を損ねる
・計画を遅らせる
(最終納期が遅れない範囲)
・自分がだれかに嫌われる
(後の人間関係に影響が出ない程度)
などは、さほど重要ではありませんね。
こういったことを踏まえて、
それぞれの仕事の重要度を
S〜Dくらいのランク付けをしておきます。
緊急度とは
緊急度はシンプルに、
【納期：いつまでにやるべきか】
です。人に言われている日程だけでなく、
その後の計画も踏まえて、
いつやるべきかを考えます。
例えば、【会議資料の作成】で言えば、
資料作成→会議設定→会議実行→決済
などがあるとして、
次の仕事になる【会議設定】のためには、
・参加者の人選
・日時の調整
・（場合によっては）現場リハーサル
といったタスクが発生します。
そのためには、会議資料の作成の中でも
・議題の作成（目次）：人選、リハーサル
・資料の内容（コンテンツ）の作成：当日
というように、必要な納期が異なります。
このように、タスクを分解し、
具体的な納期を把握しておく必要があります。
正しいToDoリストの作り方
これまで説明したように、
やるべきことの項目以外に、
【重要度】【緊急度】を付けます。
そして、移動できるようなもの
・アプリケーション
でそれらを管理して、
やる順番に「並べ替える」のが
正しい作り方です。
また、重要度によっては、
タスクを削除することも必要です。
※タスクを削除する場合は、
別の人へ依頼し、
元の依頼者への確認をとりましょう。
ToDoリストを書く時間
依頼された仕事をすべてリスト化するのは
それだけで大変な作業になります。
リストを作成する時間に圧迫されて、
実際の業務がおろそかになるなんてとも...
可能なら、仕事終わりに作成しましょう。
翌日の仕事を忘れないためにもそうですが、
職場をあとにしたら、しっかり頭を切り替えて、
家庭やプライベートの時間を満喫するのも、
大切な社会人の役目ですからね。
本当に仕事ができる人は...
ここまで話したことは、あくまで
「仕事に慣れようとする新社会人」
に向けたものです。
ある程度なれてきた人は、
「Not To Doリスト」を使いましょう。
たまりきったタスクには、
やらなければならないタスク以外にも、
あるはずです。
・上司のご機嫌取り
・昇格のためのポイント稼ぎ
などがそれにあたります。
こういったものを整理しきれないと、
仕事に追われてしまい、消耗し、
残業も減らず、家族サービスもできず、
結果的にパフォーマンスが下がります。
こういったものを、
【やらない決断】
をするのも大切です。
ToDoリストに追われている人は、
是非参考にしてみてください。
